Çok şubeli kuyumcuda transfer ve şube carisi yönetimi

İkinci şube, kuyumcuda çoğu zaman bir "başarı" olarak kutlanır ve ilk ay sonunda bir muhasebe sorusuna dönüşür: Çarşı şubesinden Merkez'e giden 40 gram bilezik kimin kasasında? Çok şubeli kuyumcu yönetiminin üç temel taşı vardır: ayrışmış stok ve kasa, onaylı transfer ve şube carisi.

1. Her şubenin kendi stoğu ve kasası

Şubeler aynı firmaya ait olsa da stok, kasa ve gişe zimmeti şube bazında tutulmalıdır. Aksi halde bir şubedeki sayım farkı diğerinin raporunu bozar. Fiyat ve marj şablonu ise ortaktır; kur bir kez alınır, her şube aynı satış fiyatını görür.

2. Onaylı transfer

Ürün bir şubeden diğerine "gönderildi" diye stoktan düşüp karşı stoğa girmez. Transfer üç aşamalıdır:

1. Gönderim: Kaynak şube transferi oluşturur; ürünler kaynak stoğunda "yolda" durumuna geçer.
2. Onay: Hedef şube ürünleri teslim alır, gram ve adedi doğrular, onaylar.
3. Kayıt: Onayla birlikte ürün hedef stoğa girer; kaynaktan düşer; has bazında şube carisi güncellenir.

Onay olmadan stok değişmediği için "yolda kaybolan" ürün sistemde görünür kalır. Ariyen'de transfer ve onay yetkileri rol bazındadır; yönetici olmayan yetkili personel de transfer yapıp onaylayabilir.

3. Şube carisi: şubelerin birbirine borcu

Merkez, Çarşı şubesine 40 gram has değerinde ürün gönderdiğinde Çarşı Merkez'e 40 gram borçlanır. Bu borç TL değil has bazında tutulur; çünkü ürün kur değişse de gramı değişmez. Şube carisi müşteri carisinden ayrı bir defterdir: her şube için "alacak has / borç has" bakiyesi görünür, aylık mutabakat bu bakiye üzerinden yapılır.

Emanet transferleri

Bazı ürünler şubeye satılmak üzere değil, emanet olarak gider: vitrinde durur, satılırsa hesap kesilir, satılmazsa geri döner. Transfer ekranında "cari" ile "emanet" seçimi ayrılmalı; emanet ürün hedef şubenin has bakiyesine borç yazmamalı, ayrı emanet listesinde görünmelidir.

Canlı has ile transfer değeri

Transfer fişinde ürünlerin has toplamı ve o anki kurla TL karşılığı gösterilir. Bu, hem gönderen hem alan tarafın aynı rakamı görmesini sağlar; sonradan "o gün kur şuydu" tartışması olmaz. Ariyen transfer ekranında altı modülden (sarrafiye, ürün, hurda, döviz, gümüş, nakit) canlı has görünür.

Raporlama ve yetki

• Şube bazında satış, kâr (TL ve has) ve sayım raporu.
• Bekleyen transferler listesi; onaylanmamış olanlar ana sayfada uyarı.
• Şube carisi ekstresi; aylık mutabakat çıktısı.
• Transfer, onay ve iptal yetkileri ayrı roller.

Merkez stok mu, şube stoğu mu?

Bazı işletmeler tüm alımı merkezden yapıp şubelere dağıtır; bazıları her şubenin kendi toptancısıyla çalışmasına izin verir. İki model de çalışır, yeter ki alım hangi şubeye yapıldıysa stok oraya girsin ve şubeler arası her hareket transferle yapılsın. Merkezden dağıtım modelinde şube carisi büyür; şube kendi alımını yapıyorsa cari küçük kalır. Ay sonu mutabakatı her iki modelde de şube carisi ekstresi üzerinden yapılır.

Transfer iptali ve kısmi teslim

Hedef şube 20 parçalık transferin 18'ini teslim alırsa ne olur? Kısmi onayda teslim alınan 18 parça hedef stoğa girer, kalan 2 parça kaynakta "yolda" kalır; ya geri alınır ya kayıp olarak işlenir. Transfer iptali, henüz onaylanmamış bir gönderimi kaynağa geri döndürür. İki işlem de yetkiye bağlıdır ve geçmişte silinmeden görünür; "kim, ne zaman iptal etti" sorusu kayıtta cevaplanır.

Fiyat ve kampanya birliği

Şubeler aynı marj şablonunu kullanır; bir şubede yapılan fiyat değişikliği hepsine yansır. Şube bazında farklı marj gerekiyorsa (çarşı ve AVM şubesinin işçilik farkı gibi) şablon şube seviyesinde ezilir, ama has kuru tek kaynaktan gelir. Vitrin panoları da şube bazında listelenir: AVM şubesinin panosunda sarrafiye, çarşı şubesinde işçilikli ürün öne çıkabilir.

Uzaktaki şubeyi yönetmek

Yönetici çoğu zaman bir şubede oturur, diğerini telefondan izler. Bekleyen transfer, sayım farkı ve para girişi gibi olayların bildirim olarak gelmesi, şubeyi aramadan durumu bilmeyi sağlar. Web panelinde şube karşılaştırması (satış, kâr TL ve has, sayım) tek tabloda görünür; hangi şubenin hangi ürün grubunda güçlü olduğu buradan okunur.

İkinci şubeyi açmadan önce

• Şube, kasa ve gişe tanımlarını yapın; personeli şubeye bağlayın.
• Açılış stoğunu transferle gönderin; ilk şube carisi böyle oluşsun.
• Transfer ve onay yetkisini şube sorumlusuna verin.
• İlk ay her hafta şube carisi ekstresini birlikte okuyun.

Çoklu şube Pro ve Full paketlerde standarttır. Şube yapınızı demo firmanızda kurup birkaç transfer yapmak, akışı anlamanın en kısa yolu. Gişe kasasıyla ilişkisi için gişe kasası yazımıza göz atın.

Şube açılışı ve kapanışında ticaret sicili işlemleri için Ticaret Bakanlığı sitesindeki ticaret sicili sayfalarına başvurabilirsiniz.