Bir kuyumcuda günün en sık yaşanan sahnelerinden biri şudur: müşteri çekmecesinden eski bir bilezik, kırık bir kolye ya da düğünden kalma birkaç çeyrek getirir ve bunları bozdurmak ister. Tezgâhta tartı yapılır, ayar kontrol edilir, has karşılığı hesaplanır ve para ödenir. İşlemin ticari tarafı birkaç dakikada biter; ama kayıt tarafı eksik kalırsa ay sonunda stok, kasa ve vergi tutmaz. Bu alışın belgesi gider pusulasıdır.
Gider pusulası nedir?
Gider pusulası, fatura düzenleme yükümlülüğü olmayan kişilerden yapılan alımları belgelemek için alıcı tarafından düzenlenen belgedir. Dayanağı 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun 234. maddesidir. Normal bir alışta faturayı satıcı keser; bireyden alışta ise satıcının fatura kesme imkânı yoktur. Bu yüzden belgeyi alıcı, yani kuyumcu düzenler ve satan kişiye imzalatır.
Kuyumculukta bu belge özellikle önemlidir; çünkü işletmeye giren altının büyük bir kısmı bireylerden gelir. Hurda bilezik, eski takı, kullanılmış sarrafiye ve yatırım amaçlı tutulan gram altın düzenli olarak tezgâha döner. Bu girişlerin her biri stoğu artırır ve kasadan nakit çıkışı yaratır. Belgesiz kalan bir alış, stokta karşılığı olmayan bir artış ya da açıklanamayan bir nakit çıkışı olarak görünür.
Hangi bilgiler zorunlu?
Gider pusulası sade bir belgedir ama eksik bilgi onu işlevsiz bırakır. Uygulamada şu alanların eksiksiz olması beklenir:
- Düzenleme tarihi ve sıra numarası: Belgenin hangi güne ait olduğu ve işletmedeki sırası.
- Satan kişinin bilgileri: Adı soyadı, adresi ve kimlik numarası. Kimlik bilgisi aynı zamanda ileride bir sorgu olduğunda kişinin doğru tespit edilmesini sağlar.
- Malın cinsi ve miktarı: "Altın" yazmak yetmez. Ürünün türü (bilezik, yüzük, çeyrek), ayarı (22, 14) ve gramı ayrı ayrı yazılmalıdır.
- Birim fiyat ve toplam tutar: Gram başına ödenen fiyat ve toplam ödeme.
- İmzalar: Belgeyi düzenleyen işletmenin ve satan kişinin imzası.
Belge iki nüsha düzenlenir; bir nüshası imza karşılığında satan kişiye verilir, diğeri işletmede saklanır. Kâğıt koçan kullanan işletmelerde en sık yaşanan sorun, yoğun saatlerde koçanın atlanması ya da eksik doldurulmasıdır. Akşam toplu yazılan pusulalar hem hataya açıktır hem de kimlik bilgisini sonradan tamamlamak neredeyse imkânsızdır.
Alış fiyatı nasıl belirlenir, belgeye nasıl yansır?
Bireyden alınan altının fiyatı, ürünün has karşılığı ve günün alış kuru üzerinden hesaplanır. 22 ayar bir bileziğin milyemi 916'dır; 10 gramlık bir bilezik 9,16 gram has eder. Kuyumcu bu has miktarını o anki has alış kuruyla çarpar, ürünün durumuna ve piyasa makasına göre kendi alış fiyatını belirler. Milyem ve has hesabının ayrıntılarını milyem yazımızda anlattık.
Gider pusulasına yazılan tutar, kasadan gerçekten çıkan tutar olmalıdır. Pusulada bir rakam, kasada başka bir rakam görünmesi en sık denetim sorunudur. Bu yüzden alış fiyatının hesaplandığı ekran ile belgenin düzenlendiği ekranın aynı olması büyük kolaylık sağlar: hesap yapılır, onaylanır, belge aynı anda çıkar.
Hurda, sarrafiye ve gram altın arasındaki fark
Bireyden alınan her şey aynı stok mantığına girmez. Hurda ayar grubuna göre gram olarak stoklanır ve çoğu zaman eritilmek ya da rafineriye gönderilmek üzere ayrı tutulur. Sarrafiye adet bazında stoklanır; alınan beş çeyrek, stoğa beş adet çeyrek olarak girer ve bir sonraki satışta aynı şekilde çıkar. Gram altın ise genellikle ambalajlı, ayarı belli ürün olarak alınır.
Gider pusulasında bu ayrım net yazılmalıdır. "3 adet çeyrek altın (yeni)" ile "8,40 gram 22 ayar hurda bilezik" aynı pusulada ayrı satırlar olarak yer alabilir. Satırların ayrı tutulması stok tarafında da doğru yere düşmelerini sağlar. Stok katmanlarını sarrafiye, hurda ve döviz yazımızda ayrıntılı ele aldık.
Stopaj ve vergi tarafı hakkında
Gider pusulası bazı durumlarda gelir vergisi tevkifatıyla birlikte düzenlenir; örneğin vergiden muaf esnaftan alınan hizmet ve mallarda. Bireyin kişisel kullanımındaki eşyasını bir defaya mahsus satması ise ticari bir faaliyet sayılmadığından uygulamada tevkifat yapılmadan belgelenir. Yine de işletmenizin durumu, alışın düzenli bir ticari ilişkiye dönüşüp dönüşmediği ve güncel mevzuat konusunda mutlaka mali müşavirinizin görüşünü alın; bu yazı bir vergi danışmanlığı yerine geçmez.
Büyük tutarlı alışlarda ayrıca kimlik tespiti ve gerektiğinde şüpheli işlem bildirimi gibi yükümlülükler devreye girer. Bu konuyu MASAK yükümlülükleri yazımızda ayrıca anlattık.
Tezgâhta hızlı ve eksiksiz düzenlemek
Gider pusulasının asıl zorluğu kuralları değil, tezgâhın temposudur. Cumartesi öğleden sonra kuyrukta dört müşteri varken kimlik bilgisini deftere yazmak, tutarı hesaplamak ve iki nüsha imzalatmak zaman alır. Kâğıt süreç bu yüzden aksar. Dijital süreçte adımlar şöyle sadeleşir:
- Ürün tartılır, ayar ve gram girilir; has karşılığı ve alış fiyatı canlı kurdan otomatik hesaplanır.
- Müşteri kayıtlıysa seçilir, değilse ad, adres ve kimlik bilgisi bir kez girilir ve bir sonraki gelişte hazır olur.
- İşlem onaylanınca gider pusulası belge numarasıyla oluşur; müşteri ekranda ya da tablette imzalar.
- Ödeme kasadan düşer, ürün doğru stok katmanına girer, belge PDF olarak saklanır ve müşteriye WhatsApp ya da e-postayla iletilebilir.
Ariyen'de bu akış Core ve Mobile üzerinde aynıdır. Gider pusulası QR kodlu PDF olarak üretilir; QR kod belgenin sistemdeki kaydını doğrular. Birden çok ürün aynı pusulada ayrı satırlar olarak yer alır, banka havalesiyle yapılan ödemelerde ilgili banka hareketi pusulaya bağlanır.
Arşiv ve denetim
Gider pusulaları, yasal defter ve belgelerle birlikte saklama süresi boyunca muhafaza edilmelidir. Kâğıt arşivde bir pusulayı bulmak için koçanları tek tek karıştırmak gerekir; dijital arşivde ise tarih, müşteri adı, tutar ya da ürün türüyle saniyeler içinde bulunur. Denetimde istenen belgenin hızlıca gösterilebilmesi, işletmenin kayıt düzenine dair ilk izlenimi oluşturur.
Aynı arşiv işletme içi kontrol için de değerlidir. Ay sonunda hurda girişlerinin toplam gramı, rafineriye gönderilen hurdayla karşılaştırılabilir. Bir personelin gün içinde yaptığı alışlar, onun gişe kasasındaki nakit çıkışıyla eşleştirilebilir. Kasa takibi rehberimizde bu eşleştirmenin gün sonu sayımına nasıl bağlandığını anlattık.
Sık yapılan hatalar
- Toplu yazma: Gün içindeki alışları akşam tek pusulada toplamak. Kimlik ve ürün ayrıntısı kaybolur.
- Ayar yazmamak: Sadece gram yazmak. 14 ayar ile 22 ayar arasındaki has farkı büyüktür; ayarsız pusula stokta yanlış değer üretir.
- Tutar uyuşmazlığı: Pusuladaki tutar ile kasadan çıkan tutarın farklı olması.
- İmzasız nüsha: Satan kişiye imzalatılmamış belge ispat gücünü zayıflatır.
Mevzuatın güncel metnine Gelir İdaresi Başkanlığı sitesindeki Vergi Usul Kanunu bölümünden ulaşabilirsiniz.
Örnek: bir cumartesi öğleden sonrası
Diyelim ki bir müşteri 22 ayar iki bilezik, 14 ayar bir kolye ve iki adet eski çeyrekle geliyor. Bilezikler toplam 21,30 gram, kolye 6,10 gram tartılıyor. Personel ürünleri ayar kontrolünden geçiriyor ve ekrana üç ayrı satır giriyor: 21,30 gram 22 ayar hurda bilezik, 6,10 gram 14 ayar hurda kolye ve 2 adet eski çeyrek. Sistem her satırın has karşılığını milyemden hesaplıyor, günün alış kuruna ve işletmenin tanımladığı hurda makasına göre alış fiyatını çıkarıyor.
Müşteri kayıtlı değilse adı, adresi ve kimlik bilgisi bir kez giriliyor. Toplam tutar onaylandığında gider pusulası oluşuyor, müşteri tablette imzalıyor, belge PDF olarak müşterinin telefonuna gidiyor. Kasadan çıkan nakit personelin gişe zimmetine, bilezik ve kolye hurda stoğuna, çeyrekler sarrafiye stoğuna düşüyor. Akşam gün sonu yapılırken bu alış, hem kasa hareketinde hem stok girişinde hem de belge arşivinde aynı numarayla görünüyor.
Aynı işlemi kâğıtla yapan bir dükkânda ise dört ayrı yere yazılması gerekir: koçan, stok defteri, kasa defteri ve müşteri kartı. Dört kaydın dördü de aynı rakamı taşımazsa, hangisinin doğru olduğunu bulmak saatler alabilir.
Banka ile ödenen alışlar
Yüksek tutarlı alışlarda ödeme çoğu zaman nakit yerine havale ile yapılır. Bu durumda gider pusulası ile banka hareketinin eşleşmesi önemlidir: pusuladaki tutar, alıcı adı ve tarih banka dökümündeki hareketle bire bir tutmalıdır. Ariyen'de ödeme havale olarak seçildiğinde pusula ilgili banka hesabına bağlanır; banka hareketi geldiğinde iki kayıt eşleşir ve muhasebe tarafında ayrıca iş çıkmaz. Banka hareketlerinin nasıl izlendiğini e-Fatura ve muhasebe rehberimizde anlattık.
Gider pusulası ile e-Fatura arasındaki ilişki
e-Fatura mükellefi olan bir kuyumcu, satışlarını e-Fatura ya da e-Arşiv faturayla belgeler. Bireyden yapılan alışlar ise bu sistemin dışındadır; çünkü satan kişinin fatura düzenleme yükümlülüğü yoktur. Bu yüzden aynı işletmede satış tarafı elektronik belgeyle, bireyden alış tarafı gider pusulasıyla yürür. İki tarafın aynı programda olması, dönem sonunda alış ve satış hacimlerinin karşılaştırılmasını kolaylaştırır.
Alışları tezgâhta düzenleyip stok, kasa ve belgeyi tek kayıtta toplamak isterseniz Ariyen'i ücretsiz deneyebilir, paketleri fiyat sayfasında karşılaştırabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Bireyden altın alırken gider pusulası zorunlu mu?
Fatura düzenleme yükümlülüğü olmayan bir kişiden mal alındığında alışın belgelendirilmesi gerekir; uygulamada kuyumcular bu alışları gider pusulasıyla belgeler. Kendi durumunuz için mali müşavirinizin görüşünü alın.
Gider pusulasında hangi bilgiler bulunmalı?
Düzenleme tarihi, satan kişinin adı soyadı, adresi ve kimlik bilgisi, alınan malın cinsi, ayarı ve gramı, birim fiyatı ve toplam tutarı ile iki tarafın imzası.
Kaç nüsha düzenlenir?
İki nüsha düzenlenir; bir nüshası imza karşılığında satan kişiye verilir, diğeri işletmede saklanır.
Ariyen gider pusulasını nasıl saklar?
Alış kaydı yapıldığında gider pusulası otomatik oluşur, QR kodlu PDF olarak saklanır ve müşteriyle paylaşılabilir; kayıt stok ve kasaya aynı anda işlenir.