Kuyumcu e-Fatura: Satıştan Faturaya Entegre Çalışmak

e-Fatura ve e-Arşiv farkı

e-Fatura, alıcı da e-Fatura mükellefiyse kesilir ve GİB sistemi üzerinden karşı tarafa iletilir. e-Arşiv fatura, alıcı e-Fatura mükellefi değilse (bireysel müşteri veya sistemde kayıtlı olmayan firma) düzenlenir; müşteriye e-posta veya çıktı olarak verilir. Kuyumcuda bireysel satış çoğunlukta olduğundan e-Arşiv hacmi yüksektir.

Program, alıcının VKN/TCKN'sine göre mükellefiyet sorgusu yapıp doğru fatura tipini kendisi seçmelidir.

Öne çıkan özellikler

• Otomatik taslakSatıştan fatura satırları kendiliğinden oluşur.
• Doğru tipMükellefiyet sorgusuyla e-Fatura / e-Arşiv seçimi.
• EntegratörBirFatura ve Paraşüt bağlantısı, mevcut sözleşme korunur.
• Gelen faturalarToptancı faturaları stoğa ve cariye işlenir.
• Banka hareketi10 banka, otomatik hareket ve bildirim.
• MASAKMüşteri sorgusu ve bildirim formu aynı panelde.

Satıştan faturaya akış

• Satış Core, Mobile veya Web'de kaydedilir; müşteri seçilir.
• Fatura taslağı satır bilgileriyle (ürün, gram, tutar, KDV) otomatik oluşur.
• Yetkili kullanıcı taslağı kontrol eder, gerekirse düzenler ve keser.
• Fatura entegratör üzerinden GİB'e iletilir; durum (iletildi, kabul, ret) faturanın üzerinde izlenir.

Ariyen Muhasebe'de giden faturalar listesinde her faturanın kaynağı (Core, Mobile, Web), numarası ve durumu görünür; hareketler zaman çizelgesinde tutulur.

Entegratör ve kurulum

e-Fatura, GİB'in yetkilendirdiği özel entegratörler üzerinden kesilir. Ariyen, BirFatura ve Paraşüt ile entegre çalışır; entegratör hesabınız Ariyen Muhasebe'ye bağlanır, fatura kesme ve gelen fatura alma bu bağlantıyla yapılır. Mevcut entegratör sözleşmeniz korunur.

Gelen faturalar, banka ve MASAK

Toptancıdan gelen e-Faturalar aynı ekrana düşer; ürün alışı olarak stoğa ve cariye işlenir. Banka hesaplarınız bağlandığında havale ve EFT hareketleri otomatik gelir, para girişinde telefonunuza bildirim düşer ve hareket cariyle eşleştirilir. MASAK yükümlülüğü için müşteri sorgusu ve şüpheli işlem bildirim formu aynı panelde bulunur.

Fatura akışında roller

Satış personeli satışı kaydeder; fatura kesme yetkisi genellikle yönetici ya da muhasebe sorumlusundadır. Bu ayrım yanlış tutarla kesilen faturayı önler: taslak satış anında oluşur, yetkili kullanıcı kontrol edip keser. Kesilen fatura iptal edilecekse iptal de yetkiye bağlıdır ve iptal gerekçesi kaydedilir. Her faturanın zaman çizelgesinde oluşturma, kesim, iletim ve durum değişiklikleri kullanıcıyla birlikte görünür.

Numara serisi ve arşiv

e-Fatura ve e-Arşiv için ayrı numara serileri tutulur; seri ve sıra entegratörle uyumlu ilerler. Kesilen faturalar entegratörde ve Ariyen Muhasebe'de saklanır, tarih, müşteri, kaynak ve durum filtresiyle aranır, PDF ve XML olarak dışa aktarılır. Mali müşavir için dönemsel dışa aktarım tek işlemle alınır.

Gelen faturayı stoğa işlemek

Toptancıdan gelen e-Fatura kabul edildiğinde satırlar ürün kartlarıyla eşleştirilir: gram, ayar ve adet stoğa girer, tutar toptancı carisine has ya da TL olarak işlenir. Eşleşmeyen satır için yeni ürün kartı açılır. Böylece alış faturası ikinci kez elle girilmez; stok ve cari faturayla aynı anda güncellenir.

Mükellefiyet ve zorunluluk

e-Fatura mükellefiyeti ciro sınırlarına ve sektöre göre belirlenir; mükellef olan işletme kağıt fatura kesemez, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara e-Arşiv düzenler. Sınırlar ve tarihler değişebildiği için güncel durumu mali müşavirinizle teyit edin. Program, mükellef olmanızdan bağımsız olarak e-Arşiv kesebilir; mükellefiyet başladığında aynı ekrandan e-Fatura da kesilir, yeniden kurulum gerekmez.

Gider pusulası ve alış belgeleri

Kuyumcuya özgü belge gider pusulasıdır: vergi mükellefi olmayan bireyden altın alındığında düzenlenir, fatura yerine geçer. Ariyen Mobile'da gider pusulası ürün satırları (gram, milyem, has, tutar), müşteri kimlik bilgisi, imza ve QR kodla PDF olarak üretilir; belge alış kaydına bağlanır ve sonradan doğrulanabilir. Toptancıdan alışlarda ise gelen e-Fatura belge olarak saklanır. Böylece her stok girişinin bir belgesi vardır.

Sık sorulan durumlar

• Müşteri faturayı sonradan istedi: Satış kaydından taslak açılır, müşteri bilgisi eklenir, kesilir; tarih kuralları için mali müşavirinize danışın.
• Yanlış tutarla kesildi: Fatura iptal edilir ya da iade faturası düzenlenir; iptal yetkiye bağlı ve kayıtlıdır.
• Toptancı kağıt fatura gönderdi: Alış elle girilir, belge görseli kayda eklenir.
• Entegratör kesintisi: Taslaklar bekler, bağlantı gelince iletilir; hiçbir fatura kaybolmaz.
• Şube bazlı seri: Şubeler için ayrı seri tanımlanabilir; merkez tüm faturaları görür.

Bu durumların her biri Ariyen Muhasebe'de tanımlı bir akışla çözülür; personel karar vermek zorunda kalmaz.

Mali müşavirle iş bölümü

Ariyen Muhasebe faturayı keser, gelen faturayı alır, banka hareketini eşler ve dönem sonunda dışa aktarımı verir; resmi defter, beyanname ve mevzuat yorumu mali müşavirinizin işidir. Müşavirinize entegratör erişimi ya da dönemsel PDF/XML dışa aktarımı verilir; ayrıca kasa ve banka raporu aynı paketle gönderilir. Bu iş bölümü kuyumcunun kendi tezgâhına odaklanmasını, muhasebe tarafının ise eksiksiz belgeyle çalışmasını sağlar. Mevzuat sınırları ve tarihler değiştiğinde güncel bilgi için her zaman mali müşavirinizin yönlendirmesi esastır.

Kuyumcuya özel dikkat noktaları

• Fatura satırında gram ve milyem bilgisi açıklamada yer alır; tutar satış anındaki kurdan hesaplanır.
• Bireyden altın alımında fatura değil gider pusulası düzenlenir; Ariyen Mobile'da QR'lı ve imzalı PDF olarak üretilir.
• Sarrafiye ve işlenmiş altında KDV durumu farklıdır; ürün grubuna göre KDV tanımı yapılır.
• Fatura kesimi rol ve yetkiye bağlıdır; her kesim ve iptal kayıt altındadır.

Ariyen Muhasebe modülü BirFatura ve Paraşüt entegratörleriyle çalışır; sistem sayfasında akışı, Full pakette kapsamı görebilirsiniz. Faturanın kaynağı olan satışın nasıl kaydedildiği için cari takip rehberine göz atın.

Resmî kaynaklar: GİB e-Belge portalı (e-Fatura ve e-Arşiv mevzuatı, mükellefiyet sorgusu) ve MASAK (şüpheli işlem bildirimi yükümlülükleri).

Sık sorulan sorular

İlgili rehberler