Kuyumcular için e-Fatura ve e-Arşiv rehberi

Kuyumcular için e-Fatura ve e-Arşiv, altın satışının yasal belgesini satış anında üretmenin iki yoludur; hangisinin kesileceğini alıcının mükellefiyeti belirler.

Kuyumcuda fatura, satışın kendisinden daha uzun sürebilir: ürün bilgisi başka programa yazılır, müşterinin vergi bilgisi aranır, entegratör portalında fatura oluşturulur. Bu yazı e-Fatura ve e-Arşiv ayrımını sade biçimde anlatıyor ve satıştan faturaya geçişin nasıl tek tıka indiğini gösteriyor.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark

İkisi de elektronik faturadır; fark alıcıda. Alıcı e-Fatura mükellefiyse (çoğu şirket ve belli ciro üstü işletme) e-Fatura kesilir ve GİB sistemi üzerinden alıcının kutusuna düşer. Alıcı mükellef değilse (bireysel müşteri veya küçük işletme) e-Arşiv fatura kesilir ve müşteriye e-posta ya da çıktı olarak verilir. Kuyumcunun perakende satışlarının büyük kısmı e-Arşiv, toptan ve kurumsal satışları e-Fatura kapsamındadır.

Entegratör nedir, neden gerekir?

Faturayı GİB'e iletmek için özel entegratör ya da GİB portalı kullanılır. Entegratörler (BirFatura, Paraşüt gibi) API sunar; yazılımınız bu API üzerinden faturayı oluşturur, imzalatır ve iletir. Portalı elle kullanmak küçük hacimde işe yarar; günde onlarca satışta entegratör bağlantısı şarttır.

Satıştan faturaya: adımlar

1. Satış kaydedilir; ürün, gram, milyem ve tutar bellidir.
2. Müşterinin TC/vergi numarasıyla mükellef sorgusu yapılır; e-Fatura mı e-Arşiv mi otomatik belirlenir.
3. Fatura taslağı ürün satırlarıyla oluşur; KDV ve varsa istisna kodu uygulanır.
4. Tek tıkla entegratöre gönderilir; durum (iletildi, kabul, ret) satış kaydında görünür.

Ariyen Muhasebe bu akışı Core ve Mobile'daki satışlara bağlar: satış Core'da yapılır, fatura muhasebe panelinden kesilir, durum her iki tarafta izlenir. Fatura kaynağı (Core, Mobile, Web) kayıtta tutulur.

Gelen faturalar ve banka eşleştirme

Toptancıdan gelen e-Faturalar entegratör kutusuna düşer; yazılım bunları çekip cariye işleyebilir. Banka hareketleri de otomatik alınırsa havaleyle yapılan ödeme, gönderenin adı ve tutarıyla cariye eşleşir; muhasebeye elle giriş kalmaz. Ariyen'de banka entegrasyonu para girişinde mobil bildirim de gönderir.

Kuyumcuya özel dikkat noktaları

• Külçe ve sarrafiye: Bazı işlemlerde KDV istisnası uygulanır; istisna kodunun faturada doğru seçilmesi gerekir. Mali müşavirinizle ürün bazında teyit edin.
• Gider pusulası: Bireyden hurda alımı faturayla değil gider pusulasıyla belgelenir; bu ayrı bir belge türüdür.
• MASAK: Belirli tutar üstü işlemlerde kimlik tespiti ve gerektiğinde şüpheli işlem bildirimi söz konusudur; yazılımın MASAK liste sorgusu sunması işi kolaylaştırır.
• İade: İade faturası orijinal faturaya bağlanmalı, stok ve cari geri alınmalıdır.

Geçiş planı

Mükellef sorgusu neden her satışta yapılmalı?

Aynı müşteri geçen ay e-Arşiv alıcısıyken bu ay e-Fatura mükellefi olmuş olabilir; ciro sınırını geçen işletmeler sisteme geçer. Bu yüzden fatura keserken alıcının vergi/TC numarasıyla anlık sorgu yapılır ve belge türü ona göre belirlenir. Yazılımın bu sorguyu entegratör üzerinden otomatik yapması, yanlış türde kesilmiş faturanın iptal ve yeniden düzenleme yükünü ortadan kaldırır.

Fatura numarası, seri ve taslak mantığı

Fatura numarası entegratörden değil, kendi serinizden sıralı verilir; boşluk bırakılmaz. İyi bir akışta fatura önce taslak olarak oluşturulur, denk kontrolü (satır toplamı = fatura toplamı) yapılır, sonra numara alıp gönderilir. Taslak aşamasında ürün satırı düzeltilebilir; gönderildikten sonra düzeltme yalnızca iptal veya iade faturasıyla yapılır. Ariyen Muhasebe'de taslak, gönderim ve durum takibi tek ekranda yürür; fatura kaynağı ve işlemi yapan kullanıcı zaman çizelgesinde görünür.

Kimlik bilgisi eksik müşteri

Perakendede müşterinin TC numarası her zaman alınmaz. e-Arşiv faturada kimlik bilgisi zorunlu olmayan durumlarda genel bir tanım kullanılır; ancak belirli tutar üstü işlemlerde kimlik tespiti zorunludur ve MASAK yükümlülükleri devreye girer. Yazılımın bu eşiği hatırlatması ve kimlik bilgisi alınmadan işlemi tamamlamaması, sonradan cezayla karşılaşmayı önler. Tutar eşikleri ve yükümlülükler mevzuatla değiştiği için mali müşavirinizle güncel değerleri teyit edin.

Aylık kapanış rutini

1. Gönderilen faturaların durumunu kontrol edin; ret alanları düzeltin.
2. Gelen faturaları cariye işleyin; eksik olanları toptancıdan isteyin.
3. Banka hareketlerini cariyle eşleştirin; eşleşmeyenleri işaretleyin.
4. Gider pusulalarını ve MASAK kayıtlarını klasörleyin.
5. Mali müşavire tek dışa aktarımla dönem verisini gönderin.

Bu rutin, fatura ve banka entegrasyonu olan bir sistemde bir saati geçmez; elle yürütülen işletmelerde ayın ilk haftasını alır.

Entegratör hesabınızı açın, yazılımda API anahtarını tanımlayın, ürünlerinizin KDV ve istisna bilgisini gözden geçirin, ilk faturayı test müşterisine kesin. Bu dört adım bir öğleden sonrada tamamlanır. Muhasebe modülü Full pakette yer alır; ayrıntılar için ekibimize yazabilir, demo firmanızda fatura akışını deneyebilirsiniz.

Güncel e-Fatura ve e-Arşiv düzenlemeleri, kılavuzlar ve mükellefiyet sorgusu için GİB e-Belge portalı; genel vergi mevzuatı için Gelir İdaresi Başkanlığı sitesine bakabilirsiniz.